Programa Trias · Sistema GUIA — cacao / EUDR
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Procedimientos, controles y criterios de aceptación para asegurar la integridad, consistencia y trazabilidad de la información antes de su incorporación al módulo UE del Sistema GUIA de Agrocalidad.
Este protocolo establece procedimientos homogéneos de control de calidad, verificación técnica y seguimiento para todos los actores del proceso de registro masivo de operadores de cacao en el Sistema GUIA de Agrocalidad. Su finalidad es garantizar la integridad, consistencia, confiabilidad y trazabilidad de la información e identificar inconsistencias de manera temprana, aplicando medidas correctivas antes de la carga definitiva en el ambiente de producción.
El protocolo formaliza y desarrolla el Protocolo de Calidad de Información de cinco fases establecido por Trias y Agrocalidad (Anexo 5), sin modificar su estructura, y precisa los controles concretos que se aplican en la fase de validación. Es de aplicación para organizaciones de productores, asociaciones, empresas acopiadoras y exportadoras, centros de acopio, técnicos formadores e implementadores, así como para los equipos técnicos de Agrocalidad y Trias.
Principio de custodia de datos. Por criterios de confidencialidad y protección de datos, la información institucional de los actores territoriales no se transfiere al equipo de Trias para su gestión directa. El proceso operativo lo ejecuta cada punto focal, sobre su propio equipo, bajo acompañamiento, monitoreo y asesoramiento técnico permanente de Trias y Agrocalidad.
El proceso se estructura en cinco fases secuenciales. El control de calidad es progresivo: cada fase incorpora verificaciones que reducen el riesgo de rechazo en la carga. La fase 3 concentra los controles técnicos y se desarrolla en el detalle de la sección 3.
Socialización, plantilla oficial, designación del punto focal, entrega de herramientas y cronograma.
Recopilación, llenado de la plantilla oficial y revisión preliminar interna.
Revisión técnica, validación de consistencia, validación geoespacial y piloto en ambiente de prueba.
Corrección de inconsistencias, acompañamiento y segundo piloto en ambiente de prueba.
Armonización final, carga masiva, verificación poscarga y sistematización.
Correspondencia con el flujo de la consultoría: Preparación → Recepción de bases → Validación documental y geográfica → Estandarización → Consolidación, carga y verificación.
Base estratégica y organizativa. Mediante reuniones —principalmente virtuales— con cada actor territorial se desarrollan cinco puntos previos: (i) socialización y sensibilización sobre el Sistema GUIA como herramienta oficial de registro, su relación con el Reglamento EUDR y la importancia de la calidad de datos; (ii) presentación de la estructura y funcionamiento de la plantilla oficial Excel "Operadores Masivos" y sus 17 campos parametrizados; (iii) designación del punto focal institucional, custodio de la información de su organización; (iv) entrega de herramientas técnicas y metodológicas —plantilla oficial, manual de llenado y este protocolo—; y (v) elaboración del cronograma operativo conjunto (levantamiento, revisión interna, pilotos en ambiente de prueba, correcciones y carga en producción).
Recopilación, organización y consolidación de la información, ejecutada por los actores territoriales bajo acompañamiento de Trias y Agrocalidad. Comprende: (i) el levantamiento sistemático a partir de registros institucionales, bases previas, información de territorio o registros georreferenciados, cubriendo los 17 campos; (ii) el llenado obligatorio en la plantilla oficial, respetando su estructura, formatos y campos obligatorios, con coherencia entre la información alfanumérica y la geográfica; (iii) una revisión preliminar interna del punto focal sobre variables personales, productivas y geográficas; y (iv) el seguimiento y asesoramiento técnico permanente de Trias.
| Variables personales | Variables productivas | Variables geográficas |
|---|---|---|
| Número de cédula | Nombre de finca | Existencia de coordenadas |
| Correo electrónico | Área total de la finca | Formato correcto de latitud y longitud |
| Provincia, cantón y parroquia | Área(s) de las parcelas de cacao | Existencia de polígonos válidos |
| Correspondencia territorial |
Componente técnico central del protocolo. Valida la integridad, consistencia y compatibilidad de la información en el ambiente de prueba, antes de su incorporación al ambiente de producción. Se desarrolla en cinco puntos: (i) revisión técnica de la plantilla Excel —columnas obligatorias, formatos, celdas vacías, compatibilidad estructural, integridad de registros y parámetros de georreferenciación—; (ii) validación de integralidad y consistencia de datos —registros incompletos, errores de digitación, coordenadas inválidas verificadas contra capas nacionales (DPA), inconsistencias territoriales, variables incompatibles y problemas de formato—; (iii) validación geoespacial mediante un muestreo del 10 % de la información con herramientas SIG (QGIS o ArcGIS); (iv) primer piloto de carga masiva en el ambiente de prueba; y (v) generación y análisis de reportes de errores. Los controles concretos se detallan en la sección 3.
Seguimiento técnico a las observaciones del control de calidad y verificación de su corrección. Comprende: (i) la corrección de inconsistencias por parte de los puntos focales —variables incompletas, coordenadas, eliminación de duplicados, formatos y ajustes territoriales—; (ii) el seguimiento y acompañamiento técnico de Trias —revisión de correcciones, soporte metodológico, asistencia y resolución de dudas—; y (iii) un segundo piloto de carga en el ambiente de prueba para verificar que los errores fueron solucionados, que la base es compatible y que no quedan errores críticos pendientes.
Ingreso oficial de la información validada. Comprende: (i) la armonización final con los catálogos oficiales, las estructuras de registro de Agrocalidad y los criterios de interoperabilidad; (ii) la ejecución de la carga masiva, realizada exclusivamente por técnicos formadores e implementadores certificados, en coordinación con Agrocalidad y bajo supervisión de Trias, dado que el ambiente de producción no admite errores críticos; (iii) la verificación poscarga conjunta entre Agrocalidad y Trias —revisión de registros cargados, verificación de polígonos y confirmación de la consolidación—; y (iv) la exportación y sistematización final de la información consolidada para reportes institucionales, seguimiento y análisis.
La validación de integralidad y consistencia (Fase 3) aplica los controles que se detallan a continuación, agrupados en cuatro bloques: identidad, formato, geográficos y superficies. Cada control produce un resultado con semáforo:
| Control | Regla | Método de verificación y acción |
|---|---|---|
| Cédula | 10 dígitos numéricos, sin espacios ni letras; dígito verificador válido. | Validación por algoritmo de módulo 10. Recuperación automática del cero inicial que Excel elimina (provincias 08 y 09). Cruce opcional con el catastro oficial para verificar correspondencia del nombre. |
| RUC de persona natural | 13 dígitos = cédula (10) + "001". | Se valida el módulo 10 sobre los 10 primeros dígitos y la terminación "001". |
| RUC de sociedad | 13 dígitos con dígito verificador válido. | Validación por algoritmo de módulo 11, según el tipo de contribuyente. |
| Control | Regla | Método de verificación y acción |
|---|---|---|
| Correo electrónico | Estructura usuario@dominio con punto; sin espacios. | Verificación de patrón; recorte de espacios. Marca por revisar si el formato es inválido. |
| Celular | 10 dígitos que inician en 0 (móvil ecuatoriano). | Verificación de patrón; recuperación del cero inicial perdido en Excel. |
| Campos de texto | Nombre de sitio, dirección y nombre de área: texto libre de hasta 256 caracteres. | Control del tope de 256 caracteres; marca por revisar si se excede. |
| Fecha de siembra | Formato dd/mm/aaaa; no puede ser posterior a la fecha actual. | Normalización a dd/mm/aaaa desde cualquier entrada; marca crítica si la fecha es futura o no reconocible. |
| Campos de catálogo | Área temática, operación y producto: valores seleccionados exactamente del catálogo oficial (no digitados). Para cacao: Sanidad Vegetal / Productor / Cacao. | Verificación de pertenencia exacta a la hoja de catálogo de la plantilla vigente; marca por revisar ante cualquier valor fuera de lista. |
| Control | Regla | Método de verificación y acción |
|---|---|---|
| Sistema de referencia y precisión | Coordenadas geográficas WGS84 (EPSG:4326), con al menos 6 decimales. | Conversión automática de proyección UTM a geográficas cuando corresponda; relleno y verificación de 6 decimales; saneo de coma decimal y símbolo de grados; descarte de pares en (0,0) o fuera del Ecuador continental. |
| Orden y estructura del par | Cada punto entre corchetes; separación entre puntos con coma; par expresado como [longitud, latitud]. | Orden verificable con corrección automática de pares invertidos, anclada a los límites del Ecuador (longitud ≈ −75° a −81°; latitud ≈ −5° a +1,5°). El registro queda correcto con independencia de la convención de captura de la organización. |
| Cierre del polígono | El primer y el último vértice del polígono deben ser iguales (anillo cerrado). | Cierre automático del anillo al confirmar la geometría; detección de geometrías inválidas (autointersecciones, picos). |
| Correspondencia territorial | El predio debe ubicarse dentro de la parroquia declarada. | Verificación punto-en-polígono contra las capas oficiales de parroquias (DPA / CONALI); compara la ubicación declarada con la real y sugiere la corrección oficial. |
| Catálogo de ubicación | Provincia, cantón y parroquia exactamente iguales al catálogo oficial (selección, no digitación). | Autocompletado de la División Política Administrativa a partir de las coordenadas y verificación carácter por carácter contra el catálogo de la plantilla; un espacio sobrante rompe la carga. |
Nota sobre el orden de las coordenadas. El orden de la pareja se trata como parámetro verificable. La plantilla oficial vigente y la convención GeoJSON/EPSG:4326 expresan el par como [longitud, latitud]; las fuentes de referencia pueden enunciarlo en orden inverso. La corrección automática de pares invertidos, anclada a los límites del Ecuador, hace que el resultado sea robusto ante cualquier convención; toda discrepancia sobre el orden se documenta como incidencia y se resuelve contra la plantilla vigente.
| Control | Regla | Método de verificación y acción |
|---|---|---|
| Formato numérico | Decimal con punto, sin separador de miles; hasta 5 enteros y 4 decimales (se recomienda expresar en 2 decimales conforme a la plantilla). | Normalización de coma a punto y eliminación de separadores; marca por revisar ante valores absurdos y crítica ante valores negativos. |
| Declarado frente a polígono | La superficie declarada del área no puede diferir en más del 5 % de la superficie del polígono graficado; el polígono es el valor real. | Cálculo del área real del polígono; cuando la diferencia supera el 5 %, se ajusta el valor declarado al del polígono, nunca a la inversa. Si la geometría es un punto, se respeta el declarado. |
| Suma de áreas frente al sitio | La suma de las áreas de las parcelas de un sitio debe ser igual o menor que la superficie total del sitio. | Agrupación por la clave del sitio y verificación de la suma; reconciliación fijando la superficie del sitio como la suma real de sus lotes. |
| Regla de las 4 hectáreas | Parcelas de 4 ha o más requieren polígono (vértices); parcelas menores a 4 ha requieren solo el punto del centroide. | Verificación de la geometría según la superficie; apoyo para graficar el polígono cuando el lote de 4 ha o más llegó como punto. |
Sobre el 10 % de la información presentada se realiza una validación geoespacial específica con herramientas SIG (QGIS o ArcGIS), para verificar que las coordenadas y los polígonos correspondan a ubicaciones reales y coherentes con las capas oficiales de información territorial nacional (DPA), y para descartar ubicaciones ilógicas: cuerpos de agua, fuera del Ecuador, zonas incompatibles, fuera de áreas productivas, dentro del Sistema Nacional de Áreas Protegidas (SNAP) o de un Bosque y Vegetación Protector (BVP).
El piloto de carga en el ambiente de prueba ejecuta la validación del propio Sistema GUIA, que aplica los controles en tres pasadas progresivas, de lo básico a lo grave. El control de calidad previo de este protocolo se organiza para anticipar y resolver cada pasada antes de la carga.
Formato y estructura de los datos alfanuméricos: identificación, correo, celular, fechas, longitud de textos, campos de catálogo y estructura de la plantilla. Corresponden principalmente a las familias T1 identidad y datos.
Consistencia de superficies (suma de áreas frente al sitio, declarado frente a polígono), regla de las 4 hectáreas, cierre y validez de los vértices, y correspondencia de nombres y ubicación. Corresponden a las familias T2 superficies, T3 regla ≥ 4 ha y parte de T4 coordenadas.
Detección de superposición de polígonos del mismo operador y de registros duplicados —cédulas, coordenadas o polígonos repetidos—, incluido el mismo productor presente en dos bases distintas. Corresponden a la familia T5 traslapes y duplicados.
| Tipo de error (Anexo 5) | Detalle | Pasada / familia |
|---|---|---|
| Registros duplicados | Productores repetidos, cédulas duplicadas, coordenadas idénticas, polígonos repetidos con el mismo cultivo. | Pasada 3 · T5 |
| Superposición de polígonos | Parcelas cuyos polígonos se traslapan parcial o totalmente con otras unidades productivas. | Pasada 3 · T5 |
| Autointersecciones | Polígonos con cruces internos o geometrías inválidas. | Pasada 2 · T4 |
| Picos o geometrías irregulares | Deformaciones por errores de digitalización o captura GPS. | Pasada 2 · T4 |
| Ubicaciones ilógicas | Parcelas en cuerpos de agua, fuera del Ecuador, zonas incompatibles, fuera de áreas productivas, en SNAP o en BVP. | Pasada 2 · T4 |
Ejecutado el piloto, el sistema genera reportes automáticos de errores y observaciones que se sistematizan y clasifican. El tratamiento depende del origen del error:
| Origen del error | Acción |
|---|---|
| Atribuible al actor territorial (mala digitación, ingreso incorrecto, manipulación del formato de la plantilla) |
Análisis de causa orientado a: identificar el origen del problema, explicar técnicamente el error y definir las medidas correctivas. La corrección la realiza el punto focal sobre su base, con acompañamiento de Trias, y se verifica en el segundo piloto (Fase 4). |
| Atribuible al funcionamiento del Sistema GUIA | Elaboración de un reporte técnico dirigido al personal de TICs de Agrocalidad y al punto focal del proyecto, para su revisión y corrección, con registro en la bitácora de incidencias (sección 7). |
Las correcciones sobre la base observada podrán incluir: ajuste de variables incompletas, corrección de coordenadas, eliminación de duplicados, corrección de formatos y ajustes territoriales. El objetivo es reducir significativamente el riesgo de inconsistencias en la carga definitiva.
| Actor | Responsabilidad en el control de calidad |
|---|---|
| Punto focal institucional | Custodia la base de su organización; ejecuta la revisión preliminar, las correcciones y la carga en el ambiente de prueba y de producción; conserva el control de la información en todo momento. |
| Consultoría (Trias) | Ejecuta la validación técnica, geográfica y de superficies; dirige el análisis de errores; verifica la incorporación de los registros; y documenta incidencias y recomendaciones. |
| Equipo técnico de Trias | Coordina el proceso, realiza el seguimiento y el acompañamiento metodológico, gestiona la habilitación de ambientes con Agrocalidad y consolida los reportes. |
| Técnicos formadores e implementadores | Recopilan y digitan la información y ejecutan la carga masiva con sus credenciales, aplicando las correcciones derivadas de las observaciones. |
| Agrocalidad | Administra el Sistema GUIA; habilita usuarios y ambientes; atiende los reportes de incidencias del sistema a través de TICs; y valida la incorporación poscarga junto con Trias. |
Toda inconsistencia identificada durante la validación y la carga se registra oportunamente en una bitácora de incidencias, que constituye el insumo para la mejora continua del proceso y para los reportes de incidencias y recomendaciones del Sistema GUIA. Cada incidencia registra, como mínimo:
Las incidencias atribuibles al sistema se canalizan como reportes técnicos a TICs de Agrocalidad y al punto focal del proyecto. La sistematización de la bitácora permite identificar patrones de error, retroalimentar la capacitación, precisar el manual de llenado y proponer mejoras al Sistema GUIA, fortaleciendo progresivamente la calidad de la información registrada.
Trazabilidad. El registro de incidencias, junto con la evidencia de cada sesión (asistencia y respaldo fotográfico) y los indicadores del tablero, conforma la trazabilidad completa del proceso, desde la base cruda de la organización hasta la incorporación verificada de los registros en el Sistema GUIA.
Un registro se considera listo para la carga cuando supera, sin marcas críticas, los controles de identidad, formato, geográficos y de superficies, y cuando su ubicación es coherente con las capas oficiales. Una base se considera preparada cuando el conjunto de sus registros válidos está estandarizado a la plantilla oficial de 17 campos, con los pendientes claramente separados e indicados para subsanación.
El cierre técnico del proceso para cada organización se verifica con: (i) la armonización final con los catálogos oficiales; (ii) el piloto de carga sin errores críticos en el ambiente de prueba; (iii) la carga en producción por los implementadores autorizados; y (iv) la verificación poscarga conjunta de Agrocalidad y Trias sobre los registros y polígonos incorporados. La conformidad final del proceso se formaliza mediante el acta que emita Trias Ecuador.