Programa Trias · Sistema GUIA — cacao / EUDR
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Preparación de las bases de datos de las organizaciones para su carga en el módulo UE de carga masiva de operadores del Sistema GUIA de Agrocalidad — pilotos presenciales y virtuales.
Este documento define la metodología con la que la consultoría brinda asistencia técnica a las organizaciones y empresas de la cadena de cacao para revisar, validar, corregir y estandarizar sus bases de datos de operadores, de manera que queden preparadas para el registro en el módulo UE de carga masiva del Sistema GUIA de Agrocalidad.
La metodología es coherente con el objeto de la consultoría y con el alcance definido por Trias Ecuador —capacitación inicial, recepción de bases, validación documental y geográfica, estandarización de registros, consolidación, pilotos en el ambiente de prueba y acompañamiento durante la carga— y se articula directamente con el Protocolo de Control de Calidad (documento complementario del Producto 1) y con el Protocolo de Calidad de Información de cinco fases establecido por Trias y Agrocalidad (Anexo 5).
El principio rector es que la sensibilización y la coordinación territorial las ejecuta el equipo de Trias, y que el levantamiento, la digitación y la carga los realizan los técnicos formadores e implementadores de cada organización; la consultoría aporta valor en la revisión, la validación, la estandarización, el control de calidad, el seguimiento y la verificación del proceso, sin sustituir a ningún actor.
La experiencia de las fases piloto evidenció que el principal cuello de botella no es el levantamiento en territorio, sino la calidad, consistencia, depuración y estandarización de los datos antes de la carga. Una base con errores, duplicidades o información incompleta puede detener todo el proceso operativo e institucional. Por ello, esta metodología desplaza el esfuerzo hacia un pre-procesamiento automatizado de la base de cada organización antes de la sesión.
La jornada se consume capturando y digitando información desde cero, descubriendo errores uno por uno frente al sistema y sin capacidad de subsanar a tiempo.
La base llega pre-procesada y con un diagnóstico por tipología de errores; la jornada se dedica a revisar, corregir y capacitar, y termina con una base estandarizada y lista para la carga.
La base de la organización se procesa de forma automatizada contra las reglas oficiales del Sistema GUIA, generando un diagnóstico con semáforo por familia de error, de modo que la sesión parte de un panorama claro y no de una hoja en blanco.
El tiempo con la organización se invierte en resolver los casos que requieren criterio, en dejar la base estandarizada a la plantilla oficial y en transferir capacidad al técnico formador, no en captura desde cero.
Por confidencialidad y protección de datos, la información institucional no se transfiere al equipo de Trias para su gestión directa. El pre-procesamiento y las correcciones se ejecutan de forma local, en el equipo de la organización y bajo el control de su punto focal, con acompañamiento técnico permanente.
La geometría (coordenadas y polígono) es el valor real y autoritativo de la superficie; el dato declarado se ajusta a él dentro de la tolerancia establecida. Toda salida se estandariza a la plantilla oficial de 17 campos, sin alterar su estructura.
Resultado esperado del enfoque. Cada organización termina la sesión con: (i) una base revisada y estandarizada a la plantilla oficial de 17 campos; (ii) el conjunto de registros válidos separado de los pendientes, con indicaciones concretas de subsanación; y (iii) un técnico formador o punto focal capacitado para repetir el procedimiento de forma autónoma con el resto de su base.
Cada sesión sigue una secuencia estandarizada de siete pasos, precedida por una lista de verificación previa. La secuencia es común a las modalidades presencial y virtual; varían la duración y los medios (véase la sección 5). La duración indicativa de una sesión presencial completa es de 2 a 2 horas 30, y de la virtual, de aproximadamente 1 hora 30.
Antes de la sesión se confirma que estén dados los habilitantes que evitan tiempos muertos:
El punto focal pone a disposición la base tal como la tiene, en su formato de origen (Excel, exportaciones de campo, KML o GeoJSON de polígonos, entre otros). La recepción se realiza en el equipo de la organización; la base no se transfiere ni se retiene fuera de su custodia. Se verifica que la información sea legible, completa y coherente con los 17 campos requeridos.
La base se procesa de forma automatizada contra las reglas oficiales del Sistema GUIA. En una sola pasada se obtiene un diagnóstico con semáforo (correcto, por revisar, crítico) que clasifica cada registro según la tipología de errores T1–T5: identidad y datos, superficies, regla de las 4 hectáreas, coordenadas y traslapes o duplicados. El detalle de cada control se especifica en el Protocolo de Control de Calidad.
Se resuelven los hallazgos ordenados por familia de error. Los ajustes reproducibles (formato de fecha, normalización numérica, recuperación del cero inicial de cédula o celular, orden y cierre de coordenadas, reconciliación de superficies) se aplican de forma automatizada; los casos que requieren criterio (separación de polígonos traslapados, ubicación dudosa, duplicados legítimos frente a errores) se revisan uno a uno junto al punto focal, dejando registro de la decisión.
La base corregida se estandariza exactamente a la estructura de la plantilla oficial "Operadores Masivos": 17 columnas, catálogos de ubicación y de área temática, formatos de coordenadas y de superficie, sin modificar hojas, columnas ni estructura del archivo. Se preserva la coherencia entre la información alfanumérica y la geográfica de cada operador y unidad productiva.
Se separan los registros válidos —listos para la carga— de los pendientes de subsanación, que se devuelven a la organización con indicaciones precisas de corrección. El archivo se prepara respetando el límite de registros por archivo del sistema, de manera que el piloto de carga en el ambiente de prueba pueda ejecutarse sin rechazos por estructura o formato.
Se capacita al técnico formador o punto focal en el uso de la plantilla oficial y en los criterios de calidad de datos, de modo que pueda continuar de forma autónoma con el resto de su base. Al cierre se levanta la evidencia del proceso —registro de asistencia firmado y respaldo fotográfico— y se alimentan los indicadores de la sesión en el tablero de seguimiento.
Nota sobre la carga. La carga masiva, tanto en el ambiente de prueba como en el de producción, la ejecutan los técnicos formadores e implementadores autorizados de la organización con sus credenciales. La consultoría acompaña, verifica la correcta incorporación de los registros y coordina las acciones correctivas cuando el sistema devuelve observaciones.
La corrección asistida se organiza en cinco familias de error. Esta tipología ordena tanto el diagnóstico de la validación automatizada como el trabajo con el punto focal, y es la misma referencia que utiliza el Protocolo de Control de Calidad.
| Familia | Qué detecta | Cómo se resuelve | Resultado |
|---|---|---|---|
| T1 Identidad y datos |
Cédula o RUC mal formados; correo o celular inválidos; textos que superan 256 caracteres; fechas en formato incorrecto o futuras; valores fuera de los catálogos oficiales. Incluye el cero inicial que Excel elimina en cédula y celular (provincias 08 y 09). | Validación de cédula y RUC (algoritmo de dígito verificador); recuperación del cero inicial; verificación de patrón de correo y celular; control del tope de 256 caracteres; normalización de fecha a dd/mm/aaaa; verificación de pertenencia a catálogo. | Datos alfanuméricos consistentes y conformes con el formato de la plantilla oficial. |
| T2 Superficies |
Suma de las áreas de un sitio mayor que la superficie declarada del sitio; superficie del área mayor que la del sitio; superficie declarada que difiere del polígono en más del 5 %; formato numérico incorrecto o valores absurdos. | Cálculo del área real a partir de la geometría; reconciliación de la superficie del sitio como suma de sus lotes; ajuste de la superficie declarada al valor del polígono (el polígono manda), dentro de la tolerancia del 5 %. | Superficies coherentes entre sitio, áreas y geometría. |
| T3 Regla ≥ 4 ha |
Lotes de 4 hectáreas o más registrados como un solo punto, cuando el sistema exige polígono; y, a la inversa, lotes menores a 4 hectáreas que solo requieren el punto del centroide. | Identificación de los lotes que requieren polígono; apoyo para graficar el polígono a partir de la superficie declarada y ajustar sus vértices sobre imagen de referencia; confirmación del centroide para los menores a 4 hectáreas. | Cada lote con la geometría que corresponde a su superficie. |
| T4 Coordenadas |
Orden de par ambiguo; coordenadas en proyección UTM en lugar de geográficas; menos de 6 decimales; polígono no cerrado; coma decimal o símbolo de grados; pares fuera del Ecuador o en (0,0); celdas combinadas de captura móvil (latitud, longitud, altitud y precisión en una sola celda). | Conversión de UTM a coordenadas geográficas; orden verificable y corrección de pares invertidos anclada a los límites del Ecuador; relleno y verificación de 6 decimales; cierre del anillo; saneo de coma y símbolos; extracción de latitud y longitud de celdas combinadas; edición de vértices sobre imagen de referencia. | Coordenadas WGS84 válidas, con la precisión y el cierre exigidos. |
| T5 Traslapes y duplicados |
Polígonos del mismo operador que se superponen; cédulas, coordenadas o polígonos repetidos; y el mismo productor presente en dos bases distintas (riesgo de doble comprador), que el sistema rebota. | Detección de traslape por intersección real de la geometría; identificación de duplicados por cédula, coordenada o polígono; separación de los lotes mediante edición de vértices y depuración de registros repetidos junto al punto focal. | Geometrías sin superposición y base sin duplicados. |
La detección se apoya, además, en capacidades de saneamiento de bases reales de campo: lectura de la hoja correcta en libros con varias pestañas, tolerancia a filas ilegibles y cruce de un archivo de atributos con archivos de polígonos aparte por cédula, nombre o lote.
La asistencia técnica se ejecuta en dos modalidades, según la madurez de la base de la organización, su ubicación y la disponibilidad de conectividad. En ambas, la base permanece bajo custodia del punto focal y se levanta la misma evidencia del proceso.
| Criterio | Presencial | Virtual |
|---|---|---|
| Duración indicativa | 2 a 2 horas 30 por organización. | Aproximadamente 1 hora 30 por organización. |
| Medio | Sesión en el centro de acopio u oficina de la organización, sobre su propio equipo. | Videollamada con pantalla compartida; el punto focal opera y la consultoría guía. |
| Recomendada para | Organizaciones con base cruda o compleja, sin plantilla previa, o de reciente incorporación (por ejemplo, organizaciones nuevas de Esmeraldas). | Organizaciones con base madura o plantilla ya avanzada, con conectividad adecuada. |
| Ventaja principal | Resolución en sitio de casos geográficos complejos y transferencia directa de capacidad. | Mayor cobertura y menor costo logístico; permite atender varias organizaciones por jornada. |
| Evidencia | Registro de asistencia firmado y respaldo fotográfico, físico y escaneado. | Registro de asistencia y captura de la sesión, conforme al formato del proyecto. |
La planificación por territorio y organización, incluida la secuenciación de visitas y la asignación de modalidad, se detalla en el Plan Operativo Territorial y el Cronograma de Reuniones (componentes complementarios del Producto 1).
La metodología distribuye responsabilidades de forma que cada actor conserve su función y que la información permanezca bajo custodia de la organización que la genera.
| Actor | Responsabilidad en la sesión |
|---|---|
| Consultor(a) de georreferenciación y control de calidad | Ejecuta la validación documental y geográfica, dirige la corrección asistida por tipología, estandariza la base a la plantilla oficial, prepara la carga, capacita al técnico formador y verifica la correcta incorporación de los registros. Documenta incidencias y recomendaciones. |
| Punto focal de Trias | Coordina la convocatoria y la agenda territorial, asegura los habilitantes previos, articula con Agrocalidad la habilitación de usuarios y ambientes, realiza el seguimiento del avance y consolida la información para el tablero e informes. |
| Técnicos/as formadores | Recopilan y digitan la información, participan en la sesión de corrección y estandarización, y reciben la capacitación para continuar el procedimiento de forma autónoma. |
| Implementadores autorizados | Ejecutan la carga masiva en el ambiente de prueba y de producción con sus credenciales, y aplican las correcciones que se deriven de las observaciones del sistema. |
| Punto focal institucional de la organización | Custodia la base de datos de su organización, coordina el levantamiento, la consolidación y la revisión preliminar, y conserva el control de la información durante todo el proceso. |
| Agrocalidad | Administra el Sistema GUIA, habilita usuarios y módulos (ambiente de prueba y de producción), atiende los reportes de incidencias del sistema y valida la incorporación poscarga junto con Trias. |
Cada sesión alimenta el tablero de seguimiento (Dashboard inicial, componente complementario del Producto 1) con variables acordes al panel de control definido por Trias y aprobado por FIAP. Los indicadores mínimos por sesión son:
Estos indicadores permiten reportar el avance del operativo por provincia, cantón, organización e implementador, y sustentan los informes ejecutivos semanales.
Esta metodología define cómo se conduce la asistencia técnica; el Protocolo de Control de Calidad, documento complementario del Producto 1, define qué controles concretos se aplican a la información y bajo qué criterios se acepta un registro para la carga. Ambos se sustentan en el Protocolo de Calidad de Información de cinco fases de Trias y Agrocalidad (Anexo 5): Preparación del proceso; Levantamiento y consolidación; Control de calidad; Correcciones y seguimiento; y Carga masiva en producción.
La tipología T1–T5 empleada en la corrección asistida es la traducción operativa de los controles de identidad, formato, geográficos y de superficies que el Protocolo detalla, y de las tres pasadas de validación del propio Sistema GUIA. De este modo, lo que se corrige en la sesión es exactamente lo que el sistema verifica en la carga, reduciendo el riesgo de rechazo y asegurando la trazabilidad del proceso.